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LE SYNDIC DE COPROPRIETE

(Pour plus de précisions, il convient d’avoir accès à la banque de Jurisprudence)

Sauf régime dérogatoire, la présence du syndic est obligatoire, et cela, dès que l’immeuble est placé sous le régime de la copropriété forcée (voir champ d’application). Le syndic est chargé de représenter et d’assurer la gestion de la copropriété. Il exécute les décisions qui sont prisent par l’assemblée générale, et assure par ses multiples fonctions l’administration, la gestion et la conservation des biens qui sont placés en copropriété (Cfr. Les parties communes). Il est en quelque sorte la clef de voute de la copropriété, ou la pierre angulaire du bon fonctionnement de la copropriété.

Compte tenu de ses multiples attributions, le syndic doit avoir des compétences techniques, comptables, juridiques et relationnelles (C. Mostin, « Le syndic de copropriété, Liège, Wolters  Kluwers, 2020, p.1, n° 1).

Dans l’ordre externe, le syndic sera qualifié d’organe de l’association des copropriétaires, notamment par son pouvoir de représentation, lorsqu’il traite avec des tiers. Dans l’ordre interne, c’est à dire au niveau de ses rapports avec les copropriétaires, et l’association, il sera considéré comme un mandataire. Cette nuance sera importante notamment, lorsqu’il faudra apprécier la responsabilité du syndic, soit délictuelle ou soit contractuelle.

La mission de syndic ne peut être confié qu’à une seule personne physique ou morale, copropriétaire ou non, professionnel ou pas. Si ce choix est libre, le règlement d’ordre intérieur peut toutefois imposer la nomination d’un syndic professionnel. Celui-ci devra respecter les conditions d’accès imposées par la loi concernant la profession d’agent immobilier, et également soumis au respect de leur code de déontologie. D’autres professions, tels que les avocats, les architectes, les géomètres experts immobilier ou les comptables, peuvent également exercer la fonction de syndic, sous respect de leurs propres instances professionnelles. Pour le syndic non professionnel (syndic bénévole doit être copropriétaire) qu’il exerce sa fonction à titre gratuit ou pour une rémunération symbolique, cela n’a aucune influence sur la mission qu’il doit accomplir, de sorte que sa responsabilité pourra être engagée avec la nuance qu’il n’est pas un professionnel.

L’existence d’un contrat de syndic est donc primordiale pour la bonne gestion d’une copropriété, il faut en effet bien préciser les différentes missions administratives, techniques et financières qui seront confiées au syndic. Ainsi le contrat devra prévoir l’énumération des différentes tâches usuelles et complémentaires, leur rémunération (forfait, régie, combinaison de divers critères), les modalités de différentes tâches, la durée du contrat, la fixation d’une éventuelle indemnité de révocation.

Toutes ces conditions proposées devront être examinées avec la plus grande attention.

Il ne s’agit donc pas d’un contrat d’adhésion ou toutes les conditions sont imposées, le contrat de syndic est un contrat qui doit se négocier.
Ainsi l’assemblée générale peut confier à un tiers (un copropriétaire, un collège de copropriétaires ou au conseil de copropriété) une mission ayant pour objet de recueillir et de mettre en concurrence différentes offres de gérance de plusieurs candidats syndic en vue d’établir une synthèse comparative.

Il appartiendra par la suite à l’assemblée générale des copropriétaires d’examiner cette synthèse comparative et de débattre du contenu des différentes tâches proposées et de leur coût.
Un fois le syndic nommé, cette nomination peut être encore conditionnée à la renégociation d’un ou plusieurs points non détaillés dans l’offre, dans ce cas l’assemblée générale désignera un mandataire spécial (un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil de copropriété), qui sera chargé de finaliser et de signer le contrat définitif avec le syndic désigné en assemblée générale.

 

Le syndic statutaire (Voir RCDI 2015/3, page3)

1. Lors de la naissance de la copropriété :

Article 3.89.  §1er. Lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement d’ordre intérieur, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire ou de tout tiers ayant un intérêt.

Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l’association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit.

Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l’assemblée générale.

S’il a été désigné dans le règlement d’ordre intérieur, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale. Le mandat du syndic ne peut excéder trois ans, mais peut être renouvelé par décision expresse de l’assemblée générale. Le seul fait de ne pas renouveler ce mandat ne peut donner lieu à une indemnité. Sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, il ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat.

2. Lors de la vie de la copropriété (le syndic judiciaire et le syndic provisoire)

Si l’association à la suite de circonstances particulières est dépourvue de syndic, les copropriétaires ne sont pas nécessairement contraints de s’adresser au juge de paix, pour désigner un syndic. Ainsi les dispositions de l’article 3.87, §2 du Code civil précise qu’à défaut d’un syndic, le conseil de copropriété ou, à défaut, le président de la dernière assemblée générale ou, à défaut, un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes, peuvent convoquer l’assemblée générale aux fins de nommer un syndic.

A défaut de syndic, une requête unilatérale pourra toujours être déposé devant le juge de Paix, qui pourra désigner un syndic judiciaire chargé de réunir les candidatures de syndic et de convoquer une assemblée générale.

Article 3.88, §8 du Code civil précise, qu’en cas d’empêchement ou de carence du syndic, le juge peut désigner un syndic provisoire, pour la durée qu’il détermine, à la requête d’un copropriétaire. Si l’association possède encore un syndic, celui-ci devra être appelé à la cause par le requérant. Dans ce cas, un citation devra nécessairement être déposée.

 

LES ATTRIBUTIONS DU SYNDIC

Depuis les dernières dispositions légales, certaines dispositions ont été modifiées.

1. – Rappelons que le syndic est tantôt qualifié d’organe de l’association des copropriétaires et tantôt de mandataire, notamment dans ses rapports internes avec la copropriété (décharge), qu’il peut être professionnel ou bénévole. Toutefois, s’il exerce son activité à titre professionnel, il sera soumis à l’arrêté royal du 6 septembre 1993 protégeant le titre professionnel et l’exercice de la profession d’agent immobilier. Il devra également être soumis à la déontologie des agents immobiliers. Rappelons que les avocats, les architectes peuvent être syndic professionnel, et seront redevables devant leur ordre respectif.
Les nouvelles dispositions confirment l’obligation de tous les syndics d’assurer leur responsabilité civile professionnelle (art.3.89, §5, 8°), concernant les bénévoles l’assurance souscrite sera à charge des copropriétaires. On appelle « les bénévoles », les personnes qui assument certaines charges au sein de l’association des copropriétaires, comme syndic ou membre du conseil de copropriété. En général, ces personnes ne perçoivent aucun émolument. Dans le cas contraire, elles devront alors assumer certaines charges sociales et fiscales. Mais ce caractère bénévole n’exclut pas qu’ils soient remboursés de leurs débours.

2. – Les nouvelles dispositions prévoient que les relations entre le syndic et l’association des copropriétaires doivent figurer dans un contrat écrit (art. 3.89, §1er).
Suivant ces nouvelles dispositions, un contrat écrit sera obligatoire que l’on soit syndic professionnel ou bénévole (Voir le menu « Contrat de syndic »).

3. – Nommé par l’assemblée générale, le mandat de syndic est désormais limité à une durée maximale de trois ans renouvelable moyennant un vote exprimé par l’assemblée générale. Les renouvellements tacites sont prohibés (art.3.89, §1er, al.4) .
Il faudra nécessairement une décision expresse pour obtenir le renouvellement du mandat du syndic.
Un extrait de l’acte portant la désignation ou nomination du syndic doit être affichédans les huit jours à dater de la prise de cours de sa mission, de manière inaltérable et visible à l’entrée de l’immeuble, à sa diligence (art. 3.89, §2, al.1).

4.- l’article 3.89, §5, 1° à 16°, prévoit toute une série de tâches légales que le syndic devra assumer, les nouvelles dispositions prévoient notamment :

– d’exécuter les décision de l’assemblée générale
– de communiquer à toutes les personnes occupant l’immeuble, notamment les locataires, la date des assemblées afin de leur permettre de formuler par écrit des demandes ou observations ;
– de permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents relatifs à la copropriété (9°);
– d’établir pour certains contrats, une mise en concurrence sur base d’un cahier des charges préalablement élaboré (11°);
– de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (12°);
– de solliciter l’autorisation préalable de l’assemblée générale pour toute convention avec des proches du syndic (15°);
– de tenir une liste à jour concernant les coordonnées des personnes en droit de participer aux délibérations et aux votes de l’assemblée générale (16°);
– de tenir les comptes de l’association suivant le plan comptable minimum normalisé, pour toute copropriété comportant au moins vingt lots à l’exclusion des caves, des garages et des parkings (17°).
– de préparer un budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles (18°);

En matière de contrôle des comptes et de la comptabilité de l’association, les nouvelles dispositions entendent verrouiller le système par la création d’un nouvel intervenant, un commissaire aux comptes (ou un collège de commissaire). Il pourra être une personne extérieure à la copropriété (article 3.91);

5.- Les nouvelles dispositions prévoient également l’obligation du syndic de rédiger le procès-verbal de l’assemblée dans un délai légal fixé (Concrètement, dans les trente jours de la tenue de ladite assemblée).
D’autre part, le projet de réforme oblige le syndic à « mentionner les majorités obtenues » ainsi que le nom des copropriétaires qui se sont opposés ou qui se sont abstenus.
Rappelons que les abstentions et les votes nuls ne rentrent plus dans le calcul des majorités.

6.- Le processus de transmission des documents est renforcé lors d’un changement de syndic. Le syndic sortant à l’obligation de transmettre à son successeur « tous les documents concernant la copropriété » ainsi que toute « la comptabilité » et « les actifs » dont il avait la gestion.
La loi prévoit également que « le syndic dont le mandat a pris fin de quelque manière que ce soit, transmet dans un délai de trente jours suivant la fin de son mandat, l’ensemble des dossiers de gestion de l’immeuble à son successeur ou au président de la dernière assemblée générale, y compris la comptabilité et les actifs dont il avait la gestion, tout sinistre, un historique du compte sur lequel les sinistres ont été réglés, ainsi que les documents prouvant l’affectation qui a été donnée à toute somme qui ne se retrouve pas sur les comptes financiers de la copropriété.

7. – Dorénavant, pour toute copropriété d’au moins 20 lots, à l’exclusion des caves, des garages et des parkings, le syndic sera tenu de dresser les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé.
Pourquoi cette obligation, on constatait généralement que la présentation des documents comptables était différente d’un syndic à l’autre, et qu‘il était souvent très difficile pour les copropriétaires de pouvoir s’y retrouver. Cette application obligatoire permettra aux copropriétaires, lors de changements fréquents de syndic, de conserver une vision plus uniforme et mieux structurée dans la gestion de leur copropriété.
Pour les copropriétés de moins de vingt lots une comptabilité simplifiée est permise ;

8.- Dans le cadre de la cession d’un lot (vente, échange), à la demande du notaire, le syndic doit adresser :
– 1° le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve ;
– 2° le montant des arriérés éventuels dus par le cédant (le vendeur) ;
– 3° la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décidés par l’assemblée générale avant la date certaine du transfert de la propriété ;
– 4° le relevé des procédures judiciaires en cours ;
– 5° les procès verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires des trois dernières années, ainsi que les décomptes périodiques des charges des deux dernières années.
– 6° une copie du dernier bilan approuvé par l’assemblée générale de l’association des copropriétaires ;

 

Le syndic de copropriété

Quelques questions.

Concernant les Avocatsl’ordre des Avocats a organisé dernièrement une réglementation afin de permettre aux avocats d’exercer la fonction de syndic (règlement du 19 avril 2004).
Ce règlement a d’ailleurs été critiqué par l’Institut Professionnel des Agents immobiliers. Nous mettant à la disposition du lecteur, le dispositif de cette décision : Cour de Cassation (1ère Ch.) , Arrêt du 24 mars 2005 : L’Institut Professionnel des Agents immobiliers demande l’annulation du règlement de l’ordre des barreaux francophones et germanophone relatif à l’activité de l’avocat syndic. Il estime que l’activité du syndic est organisé et protégé par l’arrêté du 6 septembre 1993, et que cette fonction ne peut être exercé que par un agent immobilier. La Cour de cassation rejette le pourvoi en constatant que ledit arrêté exclut de son champs d’application la personne qui exerce l’une des activités visées à l’article 3 (…), pour autant qu’elle soit soumise à la discipline relevant d’une instance professionnelle reconnue(…) (Arrêt du 24 mars 2005)

Nous vous résumons ci-dessous, les principaux principes dégagés par ce règlement :

– L’avocat peut exercer la fonction de syndic d’une association des copropriétaires conformément aux règlements de dignité, de probité et de délicatesse qui sont les fondements de la profession ;
– Il lui incombe d’avertir préalablement son bâtonnier et de faire état d’une assurance en responsabilité professionnelle particulière et adéquate ;
– Pour ses activités professionnelles de syndic, l’avocat reste soumis aux seules autorités disciplinaires de son ordre ;
– L’avocat doit faire preuve de l’indépendance qui caractérise sa profession ;
– L’avocat syndic ne peut plaider en justice pour l’association des copropriétaires, ni ses associés et collaborateurs ;
– Il ne peut intervenir pour une partie qui est ou devient l’adversaire de l’association des copropriétaires dont il est le syndic ;
– Un compte distinct doit être ouvert au nom de l’association ;

Ainsi, l’activité de syndic sera tantôt civile et tantôt commerciale.
le syndic bénévole ne doit pas s’inscrire à une banque carrefour, et être porteur d’un numéro d’entreprise et d’un numéro de TVA.
Il ne doit donc pas être en possession des titres d’accès à la profession.
La gérance d’un immeuble a toujours été considérée comme un acte de nature civile, et sous réserve de l’accès à la profession pour les professionnels, la fonction de syndic peut être exercée par une personne ayant une activité civile comme un avocat, un architecte, et par toute personne bénévole.

Rappelons que conformément aux dispositions de l’article 577-8, §6, il ne peut y avoir plusieurs syndics, et sa mission ne peut excéder une durée de 5 ans.

– Syndic – mandat révocable – syndic provisoire : L’assemblée générale ne peut conférer un mandat irrévocable au syndic.
Le juge ne peut intervenir par la désignation d’un syndic provisoire que si le syndic désigné par l’assemblée générale est absent ou qu’il ne remplit plus ses fonctions
La désignation d’un syndic est en outre une décision à ce point importante que le mandat ne peut être prolongé de manière tacite (RCDI, 2006/2, p. 18).

Justice de paix de jette, Siège : V. Bertouille (Jugement du 24 mai 2005 (172)

Le syndic est tantôt désigné et tantôt nommé. Les dispositions de l’article 3.89,§1er du code civil énoncent :
“lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale, ou à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire. 
S’il a été désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
En aucun cas, le mandat du syndic ne peut excéder trois ans (L. 10/05/10), mais il est renouvelable par décision de l’assemblée générale. 
Sous réserve d’une décision expresse de l’assemblée générale, le syndic ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat ».
Généralement, lors de la construction d’un nouveau bâtiment, le promoteur doit prévoir dans les statuts de l’immeuble, la désignation du premier syndic, et cela afin d’éviter un vide de gérance lors des premières mesures à prendre dans la vie d’un nouveau bâtiment. Il faut savoir que dans les nouveaux bâtiments, beaucoup d’ouvrages doivent être réceptionnés.
Cela concerne tant les parties privatives que les parties communes.
Si pour les parties privatives, les réceptions se font nécessairement en présence des nouveaux propriétaires,
concernant les parties communes, la présence d’un syndic présente une nécessité certaine.
D’abords, parce qu’il s’agit de parties communes et que le syndic par ses fonctions représente les copropriétaires,
d’autre part, le syndic par ses qualités d’indépendance (vis à vis des constructeurs et du promoteur) et ses compétences avisées tant administratives que techniques, le préfigure comme un interlocuteur privilégié.
Pour toutes ces raisons, il ne peut être acceptable, que le syndic désigné par les statuts soit le promoteur lui-même.A défaut pour les statuts de désigner le premier syndic, les dispositions de l’article 3.89 §1er prévoient : « tout copropriétaire peut demander au Juge de paix, la désignation d’un syndic« .S’il a été désigné dans le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
Le syndic désigné par les statuts devra donc organiser la première assemblée générale, dont un des points prioritaire inscrit à l’ordre du jour sera la nomination d’un nouveau syndic.
Et cela est normal, on ne peut contraindre les copropriétaires à accorder la gestion de leur immeuble à une personne qu’ils n’ont pas nommé, la nomination du syndic doit revenir à l’assemblée générale.

Mais le syndic en place peut très bien être reconduit par l’assemblée générale dans ses fonctions. Cela sera souvent la cas, si le syndic représente de bonnes qualités humaines et professionnelles.

La fin de mission du Syndic.

Les fonctions du syndic peuvent prendre fin pour différentes raisons :

– la survenance de la première assemblée générale lorsque le syndic est désigné par le règlement de copropriété;
– l’échéance du terme. Si l’échéance se termine avant l’assemblée générale statutaire, il y a lieu de convoquer une assemblée extraordinaire qui nommera un syndic provisoire, qui peut être le syndic dont l’échéance est à terme. La même procédure devra être organisée en cas de décès du syndic.
– la révocation du syndic. La révocation, c’est la volonté d’un ou plusieurs copropriétaires de révoquer le syndic. Pour cela, l’assemblée générale doit réunir une majorité absolue sauf si les statuts prévoient une majorité p    lus forte.

L’article. 3.88, §7  «l’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic, elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des fins déterminées ».

En conséquencele syndic en  sa qualité de mandataire peut être révoqué à tout moment « ad nutum » à la majorité absolue.

Dans l’esprit du législateur, la nomination du syndic revient souverainement à l’Assemblée générale, il en résulte que lorsque la confiance n’est plus acquise, l’assemblée générale peut, quand bon lui semble, révoquer son syndic sans aucun avertissement (sous réserve de conditions contractuelles précises prévues dans le contrat de syndic).

La position du syndic est toujours  précaire.

Toutefois, cette révocation doit  être inscrite à l’ordre du jour, et l’assemblée générale doit être valablement constituée pour statuer sur ce point.
Une assemblée générale extraordinaire, selon les modalités du règlement de copropriété, pourra être convoquée par les copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts avec à l’ordre du jour la révocation et la nomination d’un nouveau syndic. Si les copropriétaires ne sont pas en nombre, ils devront attendre la prochaine assemblée générale statutaire, sous réserve de l’application des dispositions de l’article 3.89,§3 du Code civil.

Il arrive que la révocation peut se réaliser dans des circonstances très pénalisantes pour le syndic. Dans certaines situations, il pourra obtenir des dommages et intérêts.
Généralement, le contrat de syndic prévoit dans ses dispositions contractuelles, des modalités très précises de révocation, mettant ainsi à l’abris tant le syndic que l’assemblée générale de toute révocation fautive.

En général, l’assemblée générale ne doit pas justifier sa décision et le syndic révoqué n’a pas droit à une indemnité.
En révoquant son syndic, l’assemblée ne fait qu’user du droit qui lui est conféré par la loi.

Mais le pouvoir de l’assemblée générale d’exercer ce droit ne la dispense pas pour autant du devoir de respect de ses obligations contractuelles.
Ainsi, usuellement, le syndic négocie souvent avec la copropriété, dans le contrat, l’obligation de donner un préavis et le versement d’une indemnité dans certaines conditions.

L’assemblée doit également veiller à ne pas mettre en cause la compétence ou la réputation du syndic.

En dehors des dispositions du contrat, un syndic qui estime avoir été licencié sans motif ou de manière inconsidérée, peut exiger un dédommagement, mais c’est à lui de rapporter la preuve que l’assemblée générale a commis une faute.

La révocation n’est pas une faute en soi.
Mais, elle peut le devenir, si celle-ci est exercée dans le but de nuire à la réputation du syndic, ou dans des circonstances dommageables pour le syndic.

En ce qui concerne la démission, rien n’est prévu dans les dispositions de la loi du 30 juin 1994, mais il est un fait que le syndic peut donner sa démission quand il veut.
Mais celle-ci ne doit pas se manifester, en mettant l’association des copropriétaires dans une situation dommageable.

Ainsi, le syndic doit toujours veiller à donner sa démission dans le cadre d’une convocation à une assemblée générale (extraordinaire ou ordinaire), avec effet le jour de l’assemblée ou moyennant un délai de préavis afin de lui permettre de clôturer les comptes de l’année et de permettre à l’assemblée de pourvoir à son remplacement (communication des dossiers).

Egalement, le syndic en donnant sa démission, doit veiller à ne pas causer un préjudice à l’association, en donnant par exemple, sa démission à la veille d’un acte important.

Le principe est que le syndic doit veiller à ce que sa démission ne cause pas de dommage, que la poursuite de ses fonctions aurait pu éviter.

La jurisprudence est claire : n’est pas régulière la démission du syndic en dehors de toute convocation de l’assemblée générale.

Le syndic peut ainsi prévoir dans le contrat des modalités dans le cas d’une démission éventuelle, en précisant que le respect de ces modalités permet d’affirmer que sa démission ne cause aucun dommage à l’association.
Il faut également rappeler qu’à la fin de son mandat, le syndic n’est pas pour autant libéré de certaines de ses obligations vis-à-vis de l’association qui l’a mandaté, même s’il a obtenu une décharge.

Ainsi, le syndic sortant a l’obligation de remettre à l’association des copropriétaires, voir au nouveau syndic, toutes informations, documents divers et sommes lui revenant, afin d’assurer au mieux la transition entre les deux gestions.

Dernièrement, le législateur a ajouté un nouvel alinéa lui imposant cette collaboration dans le transfert de la mission (3.89,§5, 7°).
Cette nouvelle disposition devra permettre à l’association d’obtenir plus facilement des dommages et intérêts vis à vis du syndic sortant qui néglige d’effectuer le transfert des dossiers de la copropriété à son successeur.

Le transfert de la mission du syndic

Les dispositions de l’article 40 du code déontologique de l’IPI précisent que l’agent qui termine son mandat de syndic doit s’efforcer de rendre ce transfert aussi aisé que possible.
Les nouvelles dispositions de la loi du 15 décembre 2005, complétant les dispositions de l’article 3.89,§5, 7°, précisent que : le syndic est chargé de transmettre à son successeur tous les documents concernant la copropriété ainsi que les actifs dont il avait la gestion. Si aucune sanction légale n’est prévue, cette nouvelle disposition renforce la notion de faute du syndic sortant, s’il néglige de réaliser ce transfert dans de brefs délais.

C’est l’A.G. qui nomme le nouveau syndic, bien souvent sur base d’une offre communiquée au conseil de gérance. Cette nomination se fait à la majorité absolue.

Il est utile de rappeler les dispositions de la directive n° 8 de l’ipi qui prévoient certaines mentions obligatoires dans les contrats de syndic : l’objet, les parties, le début et la durée de la convention, les modalités de résiliation et de prorogation, la description des prestations ordinaires et extraordinaires, les honoraires et les remboursements de frais, les modalités de reprise, les modalités de décharge, les droits et obligations qui découlent des règles de fonctionnement propre à l’organisation du bureau de syndic.

Lorsque la décision a été prise par l’A.G. et que la convention est signée, les deux syndics doivent mettre tout en oeuvre pour organiser les meilleures conditions pour assurer le transfert de la fonction, sans créer trop de désagrément dans la continuation de la gestion de la copropriété.

Ils devront donc se mettrent d’accord sur les modalités de la cession, et plus précisément de la date de cette cession.

Quelles sont les mesures urgentes à réaliser par l’ancien syndic et le nouveau syndic :
-Le syndic sortant doit établir au plus vite le procès verbal de la dernière assemblée générale, terminer sa mission jusqu’à la date convenue afin qu’une clôture de comptes soit communiquée au plus vite au nouveau syndic lui permettant de continuer la mission.
A cette clôture tous les documents inventoriés doivent être communiqués au nouveau syndic, au moyen d’un formulaire prévu à cette remise.
Cette remise doit donc être contradictoire, ce qui implique que le formulaire doit être signé par les deux parties.
Cette procédure est indispensable si le syndic sortant désire obtenir la décharge de sa mission.
A défaut, le syndic sortant engage sa responsabilité, et ouvre la voie à une demande en dommages et intérêts pour tout retard dans la remise des documents.
-Le nouveau syndic devra ouvrir sans attendre un nouveau compte bancaire au nom de l’association, et doit veiller dans le respect de la procédure reprise ci-dessus, à désintéresser le syndic sortant de tous ces frais et honoraires.

C’est une question de déontologie.

L’agent qui termine son mandat de syndic présente un décompte détaillé et complet et ne peut exercer aucun droit de rétention sur les documents.
Le syndic sortant sera très certainement déçu d’être démis de ses fonctions, mais devra toutefois adresser tous les documents sans tarder au nouveau syndic, établir un procès verbal établissant la fin de sa mission, et ainsi veiller à transmettre au plus vite tous les documents utiles au nouveau syndic pour qu’il puisse assumer sa mission.

De nombreux problèmes surgiront lors de cette transmission : les comptes ne sont pas arrêtés à la date de clôture, les documents ne sont pas en ordre, certains contrats manquent, les parties ne peuvent pas s’entendre sur la date de clôture.
Tous ces problèmes doivent être réglés au plus vite afin que ce changement ne devienne pas dommageable à la copropriété.

3. La Jurisprudence – 11 décisions

Extraits de la banque de données de jurisprudence du droit de la copropriété Chronique de Jurisprudence

Toute action doit être diligentée à l’encontre de l’association, représentée par son syndic.

Toutefois, l’indication de l’identité du syndic n’est pas une obligation, une citation est valablement signifiée si elle ne mentionne que le nom de l’association des copropriétaires de l’immeuble, résidence…. situé à…., sans indiquer le nom du syndic.
Mais la partie demanderesse est en droit d’exiger, en application de l’article 703 du Code judiciaire, que la personne morale lui communique l’identité des personnes physiques qui sont ses organes.
Art. 703 du Code judiciaire : « Les personnes morales agissent en justice à l’intervention de leurs organes compétents. Leurs identité est suffisamment relatée dans la citation et dans tout acte de procédure par l’indication de leur dénomination, de leur nature juridique et de leur siège social.
Toutefois, la partie contre laquelle est invoqué pareil acte de procédure est en droit d’exiger en tout état de cause que la personne morale lui indique l’identité des personnes physiques qui sont ses organes ».

Ainsi, tant que l’association n’a pas établi qu’elle agit par l’intermédiaire de l’organe compétent, c’est-à-dire son syndic, le juge peut surseoir à statuer.

Certains auteurs semblent considérer que si l’association est représentée par un avocat, la question de l’identification de l’organe de l’association ne se poserait plus, mais serait réglée par les articles 728 et 440 du Code judiciaire.

– La Jurisprudence

– Action en justice – qualité – association des copropriétaires : Une association de copropriétaires a qualité pour agir en justice tant en demandant qu’en défendant. Aucun texte ne prescrit, à peine de nullité, que l’acte introductif d’instance mentionne l’identité du syndic. La partie défenderesse conserve la droit d’exiger de la personne morale qu’elle lui indique l’identité de la personne physique, organe, à peine de surséance.
Tribunal civil de Liège (5ème ch.), Jugement du 11 décembre 2000 (JLMB, 2002, p.1543 sommaire 02/553).

– Action en désignation d’une syndic :
-Vu la requête de : Madame M.S. domiciliée à W.S.P….. tendant à la désignation d’un syndic ;
-Vu l’article 577-8§1er du Code civil ;
-Vu les article 4,9,30, 34 et 41 de la loi du 15 juin 1935 sur l’emploi des langues en matières judiciaires ;
Qu’il y a lieu de faire droit à la requête ;
Sur quoi, nous juge de paix,
Désignons en qualité de syndic provisoire de la copropriété de l’immeuble Résidence….
A Woluwé-Saint-Pierre, …….Monsieur C.V.W., ingénieur-géomètre expert immobilier, chargé de représenter l’association des
copropriétaires en Justice, dans le cadre du litige.
Actuellement les exigences de procédure de l’action en désignation d’un syndic ne sont nullement définies par la loi du 30 juin 1994.
Celle-ci stipule à l’article 577-8,§1er que lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire.

Suivant la doctrine, la demande tendant à obtenir judiciairement la désignation du syndic doit être introduite par la voie d’une requête unilatérale, répondant aux exigences des articles 1025 et suivants du Code judiciaire.
La loi du 30 juin 1994 n’a pas dérogé à cette condition si bien que la requête tendant à solliciter la désignation d’un syndic doit être signée par un avocat.

L’ordonnance du 29 décembre 1995 prononcée par le Juge de paix du canton de Woluwé-St-Pierre fait droit à une requête signée par des copropriétaires eux-mêmes, sans signature d’un avocat.
Une des conditions de recevabilité
de la requête n’était donc pas remplie et l’action aurait dû par conséquent être déclarée irrecevable.
Sans doute, les difficultés pratiques comme le soulève une critique judiciaire, résultant de l’absence de syndic, énoncées par les requérants ont probablement motivé le juge de paix à ordonner la désignation d’un syndic provisoire, tel était la priorité.
Dans cette ordonnance le Juge de paix désigne, en qualité de syndic judiciaire, un ingénieur géomètre expert immobilier.
Il lui confie notamment la mission de réunir l’assemblée générale aux fins de désigner un syndic habituel.
Pour le surplus, il lui confie des tâches spécifiques en vue de résoudre les difficultés propres rencontrées par l’association des copropriétaires.

– Pouvoir de représentation en Justice du syndic : Le syndic est, en vertu de la loi, chargé de représenter l’association des copropriétaires en justice, quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété (article 577-8, § 4, 6). Le syndic est, au sein de la copropriété, l’organe légal compétent, au sens de l’article 703 du Code judiciaire, pour représenter en justice l’association des copropriétaires. Il ne doit dès lors justifier d’aucun mandat pour agir en justice au nom de la copropriété;
Cour de cassation, section Française, 1ère Ch. Arrêt du 5 octobre 2000 (12).

– Pouvoir de représentation en Justice du syndic : Si le syndic est l’organe de l’association des copropriétaires, il la représente valablement à justice, sans devoir pour cela obtenir un mandat ad litem. Il ne dispose pas pour autant du pouvoir de décider seul pour agir en justice, sauf lorsque le litige rentre dans ses attributions : « Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé d’accomplit tous acte conservatoires et tous actes d’administration provisoire ».
Tribunal civil de Bruxelles, Jugement du 8 novembre 2005 (13bis)

– L’association jouit de la personnalité juridique et dispose de la qualité d’agir en Justice
L’action qui tend à obtenir la condamnation de l’association des copropriétaires au paiement d’une facture ne peut pas être intentée contre le syndic, assigné en son nom personnel.
Juge de paix de Charleroi, 2ème canton, Jugement du 24 janvier 2000 (19)

– Citation contre une sprl, syndic de l’immeuble : Le syndic de l’association des copropriétaires représente celle-ci en justice, quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété. L’action intentée contre une s.p.r.l. sans indication qu’elle est assignée en tant que syndic de l’association des copropriétaires est recevable malgré cette omission, l’acte ayant atteint le but que la loi lui assigne et l’omission n’ayant pas porté préjudice à la s.p. r. l.
Cour du Travail de Bruxelles, Siège : Delange (Cons.) , Hauferlin, Volckerrijck (Cons. soc.), Avocats : Vandergaart, Vanderveken (loco Deruyver)
Arrêt du 31 mars 2003 (56)

– Citation contre l’association : Une citation est valablement dirigée contre le syndic en sa qualité de gérant de la résidence. Les conclusions des demandeurs confirment bien que l’action est bien dirigée à l’encontre de la copropriété. L’association des copropriétaires, personnalité juridique de la copropriété, est bien à la cause par une citation valablement signifiée à son syndic. (Cette décision est contestable, car depuis la loi du 30 juin 1994, toutes les actions qui ont trait à la conservation et l’administration de l’immeuble, ne peuvent être diligentée qu’à l’encontre de l’association des copropriétaires).
Juge de paix de Visé, Jugement du 14 avril 1997 (26)

– Action en répartition des quotes-parts : En vertu du principe de la spécialité des personnes morales, l’objet de l’association des copropriétaires est limité, par l’article 577-5 §3 à la conservation et l’administration de l’immeuble ou du groupe d’immeubles bâtis; Il s’ensuit que l’action en rectification de quotes-parts intentée par un copropriétaire doit être dirigée contre le ou les copropriétaires qui sont seuls concernés par la rectification demandée, l’association des copropriétaires n’étant pas propriétaire des communs.
Justice de paix de Liège (2ème Canton), Juge R. Constant (Juge suppléant),Jugement du 6 février 1997 (34)

– Le mandat du syndic : Le syndic d’un immeuble n’est pas recevable à agir en recouvrement de loyers ou d’indemnités dus à l’un des copropriétaires bailleurs, à défaut d’agir en qualité de mandataire du titulaire de droit.
Juge de paix de Charleroi (2ème canton), Jugement du 26 mai 1997 (27)

Délégation de pouvoir : Délégation de pouvoirs accordée à Monsieur D faisant l’objet d’un accord de l’assemblée générale ne contrevient pas aux dispositions de l’article 577-8 §5 ;
Par contre, le pouvoir de signature attribué aux membres du comité de gérance, est contraire aux dispositions de l’article 577-8 §4 qui confie au syndic l’administration des fonds de l’association des copropriétaires et de représenter l’association des copropriétaires dans la gestion des affaires communes ;
Juge de paix de Woluwé-St-Pierre : Jugement du 31 décembre 1997 (2)

– Pouvoir du syndic : La saisie conservatoire est une mesure conservatoire que le syndic a le pouvoir d’accomplir.
Cour de cassation (1ère Ch. NL) Arrêt du 14 février 2003 (67)

 

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