Le syndic

- L'avocat peut exercer la fonction de syndic d'une association des copropriétaires conformément aux règlements de dignité, de probité et de délicatesse qui sont les fondements de la profession ;
- Il lui incombe d'avertir préalablement son bâtonnier et de faire état d'une assurance en responsabilité professionnelle particulière et adéquate ;
- Pour ses activités professionnelles de syndic, l'avocat reste soumis aux seules autorités disciplinaires de son ordre ;
- L'avocat doit faire preuve de l'indépendance qui caractérise sa profession ;
- L'avocat syndic ne peut plaider en justice pour l'association des copropriétaires, ni ses associés et collaborateurs ;
- Il ne peut intervenir pour une partie qui est ou devient l'adversaire de l'association des copropriétaires dont il est le syndic ;
- Un compte distinct doit être ouvert au nom de l'association ;

Ainsi, l'activité de syndic sera tantôt civile et tantôt commerciale.
le syndic bénévole ne doit pas s'inscrire à une banque carrefour, et être porteur d'un numéro d'entreprise et d'un numéro de TVA.
Il ne doit donc pas être en possession des titres d'accès à la profession.
La gérance d'un immeuble a toujours été considérée comme un acte de nature civile, et sous réserve de l'accès à la profession pour les professionnels, la fonction de syndic peut être exercée par une personne ayant une activité civile comme un avocat, un architecte, et par toute personne bénévole.

Rappelons que conformément aux dispositions de l'article 577-8, §6, il ne peut y avoir plusieurs syndics, et sa mission ne peut excéder une durée de 5 ans.

- Syndic - mandat révocable - syndic provisoire : L’assemblée générale ne peut conférer un mandat irrévocable au syndic.
Le juge ne peut intervenir par la désignation d'un syndic provisoire que si le syndic désigné par l'assemblée générale est absent ou qu'il ne remplit plus ses fonctions
La désignation d’un syndic est en outre une décision à ce point importante que le mandat ne peut être prolongé de manière tacite (RCDI, 2006/2, p. 18).
Justice de paix de jette, Siège : V. Bertouille
Jugement du 24 mai 2005 (172)

Le syndic est tantôt désigné et tantôt nommé.

Les dispositions de l’article 577-8,§1er du code civil énoncent :
“lorsqu’il n’est pas désigné par le règlement de copropriété, le syndic est nommé par la première assemblée générale, ou à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire.

S'il a été désigné par le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
En aucun cas, le mandat du syndic ne peut excéder trois ans (L. 10/05/10), mais il est renouvelable par décision de l'assemblée générale.

Sous réserve d'une décision expresse de l'assemblée générale, le syndic ne peut souscrire aucun engagement pour un terme excédant la durée de son mandat".

Généralement, lors de la construction d'un nouveau bâtiment, le promoteur doit prévoir dans les statuts de l'immeuble, la désignation du premier syndic, et cela afin d'éviter un vide de gérance lors des premières mesures à prendre dans la vie d'un nouveau bâtiment.

Il faut savoir que dans les nouveaux bâtiments, beaucoup d'ouvrages doivent être réceptionnnés.
Cela concerne tant les parties privatives que les parties communes.
Si pour les parties privatives, les réceptions se font nécessairement en présence des nouveaux propriétaires,
concernant les parties communes, la présence d'un syndic présente une nécessité certaine.
D'abords, parce qu'il s'agit de parties communes et que le syndic par ses fonctions représente les copropriétaires,
d'autre part, le syndic par ses qualités d'indépendance (vis à vis des constructeurs et du promoteur) et ses compétences avisées tant administratives que techniques, le préfigure comme un interlocuteur privilégié.
Pour toutes ces raisons, il ne peut être acceptable, que le syndic désigné par les statuts soit le promoteur lui-même.

A défaut pour les statuts de désigner le premier syndic, les dispositions de l'article 577-8, §1er prévoient : "tout copropriétaire peut demander au Juge de paix, la désignation d'un syndic".

S’il a été désigné dans le règlement de copropriété, son mandat expire de plein droit lors de la première assemblée générale.
Le syndic désigné par les statuts devra donc organiser la première assemblée générale, dont un des points prioritaire inscrit à l'ordre du jour sera la nomination d'un nouveau syndic.
Et cela est normal, on ne peut contraindre les copropriétaires à accorder la gestion de leur immeuble à une personne qu'ils n'ont pas nommé, la nomination du syndic doit revenir à l'assemblée générale.

Mais le syndic en place peut très bien être reconduit par l'assemblée générale dans ses fonctions. Cela sera souvent la cas, si le syndic représente de bonnes qualités humaines et professionnelles.

Nous l'avons déjà soulevé dans un paragraphe précédent, en cas d'empêchement ou de carance du syndic en place, le Juge peut peut désigner un syndic provisoire pour une durée ou à des fins déterminées.

Le syndic en place doit être appelé à la cause, afin de connaître de manière contradictoire les raisons des carences reprochées.
A défaut, le requête sera considérée comme non fondée.

Le syndic ainsi désigné par le Juge, se substitue totalement au syndic en place, alors que lorsque l'assemblée décide de lui adjoindre un syndic provisoire (pour des raisons de conflits d'intérets ou autres), ce dernier exercera sa mission aux cotés du syndic en place, sous sa responsabilité.

c.- Les compétences du Syndic.

La loi du 30 juin 1994, énonce quelques grands principes concernant les pouvoirs du syndic

1.- Le premier principe est que les pouvoirs repris dans les dispositions de l'article 577-8,§4 ne sont pas concurrents. En d’autres termes, il n’est pas possible au syndic de les partager avec l’assemblée générale, et encore moins avec le conseil de gérance.
Toute clause limitant l'un ou l'autre de ses pouvoirs de gestion doit être considérée comme nulle et non avenue.
On lit d'ailleurs dans les dispositions de l'article 577-8,§4, ces premiers mots : "Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le réglement de copropriété, le syndic est chargé..." et l'article énumère toute une série de dispositions.

2.- Deuxième principe, la loi fait obligation au règlement de copropriété de préciser l’étendue des pouvoirs du syndic. Il s’agit en l’occurrence des pouvoirs supplémentaires qui lui seraient confiés par les statuts, autres que ceux repris dans les dispositions de l’article 577-8, §4..

3.- Troisième principe, le règlement de copropriété ne pourra évidemment pas confier au syndic des pouvoirs qui, de par la loi ou de par le même règlement n’appartiennent qu’à l’assemblée générale.

Missions légales du syndic : Art. 577-8, §4

Le syndic, c'est le pouvoir exécutif de l'association, il est également compétent pour accomplir tous les actes nécessaires et utiles à l'exercice de ses pouvoirs légaux et statutaires.

Lorsque le syndic dresse la comptabilité de l'association, convoque l'assemblée, surveille les travaux, il n'a nullement besoin de recevoir des instructions. En pareil cas, il ne fait que des actes faisant partie de sa mission légale.

On peut citer quelques attributions du syndic dans le cadre de sa mission légale de gestion administrative :

Actes dont il faut l'assentiment de l'assemblée générale.

L’article 577-8, §4, alinéa 3, charge le syndic d’exécuter ou de faire exécuter les décisions de l’assemblée générale.
Il s’agit sans aucun doute d’un pouvoir d’exécution dont l’ampleur variera selon le degré de précision apporté à l’assemblée générale elle-même.

Il est utile de rappeler que conformément aux principes généraux régissant les pouvoirs des assemblées délibérantes, l’assemblée générale ne peut valablement délibérer et décider que dans l’intérêt général des copropriétaires, et que sur des questions d’intérêt commun concernant la conservation et l’administration de la copropriété, en respectant tant l’égalité qui doit prévaloir entre tous les copropriétaires.

D'autre part, le syndic ne peut se faire juge de la régularité ou de l’opportunité des décisions prises par l’assemblée générale.

Il faut rappeler qu'en sa qualité de professionnel,le syndic à un devoir d'information vis-à-vis de l'assemblée générale, si malgré les réserves du syndic, l'assemblée vote une position contraire et préjudiciable à l'intérêt de la copropriété, le syndic sera tenu d'exécuter la décision ou de donner sa démission.

La publicité des décisions de l'assemblée générales

Le syndic doit non seulement exécuter ou faire exécuter les décisions de l’assemblée générale, mais aussi leur assurer une certaine publicité.
Ainsi l’article 577-8, §4, alinéa 2,C. le charge de consigner ces décisions, dans un registre ad hoc, déposé au siège social de l’association ou au siège du syndic. L'article précise également que les registres pouvent être consultés sur place et sans frais par tout intéressé (Art. 577-10, §3 C. Civil).

Observons que, parallèlement, le syndic est aussi chargé de déposer le règlement d’ordre intérieur au siège de l’association, de le mettre à jour sans délai, suite aux décisions de l’assemblée générale, et de permettre sa consultation, de nouveau sur place et sans frais, par tout intéressé (art. 577-10, §2 C. Civil).

L’accomplissement des actes conservatoires ou d’administration
provisoire.

Le syndic est donc chargé impérativement en vertu de l’article 577-8, §4, alinéa4, des actes - matériels et juridiques - conservatoires et d’administration provisoire.
C’est probablement le pouvoir du syndic dont les contours réels sont le moins aisément déterminables a priori.

d. La fin de mission du Syndic.

Les fonctions du syndic peuvent prendre fin pour différentes raisons :

- la survenance de la première assemblée générale lorsque le syndic est désigné par le règlement de copropriété;
- l’échéance du terme. Si l’échéance se termine avant l’assemblée générale statutaire, il y a lieu de convoquer une assemblée extraordinaire qui nommera un syndic provisoire, qui peut être le syndic dont l’échéance est à terme. La même procédure devra être organisée en cas de décès du syndic.
- la révocation du syndic. La révocation, c’est la volonté d’un ou plusieurs copropriétaires de révoquer le syndic. Pour cela, l'assemblée générale doit réunir une majorité absolue sauf si les statuts prévoient une majorité plus forte.

L’art. 577-8, §6 «l’assemblée générale peut toujours révoquer le syndic, elle peut de même, si elle le juge opportun, lui adjoindre un syndic provisoire pour une durée ou des fins déterminées ».

En conséquence, le syndic en sa qualité de mandataire peut être révoqué à tout moment « ad nutum » à la majorité absolue.

Dans l’esprit du législateur, la nomination du syndic revient souverainement à l’Assemblée générale, il en résulte que lorsque la confiance n’est plus acquise, l’assemblée générale peut, quand bon lui semble, révoquer son syndic sans aucun avertissement (sous réserve de conditions contractuelles précises prévues dans le contrat de syndic).

La position du syndic est toujours précaire.

Toutefois, cette révocation doit être inscrite à l’ordre du jour, et l’assemblée générale doit être valablement constituée pour statuer sur ce point.
Une assemblée générale extraordinaire, selon les modalités du règlement de copropriété, pourra être convoquée par les copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts avec à l’ordre du jour la révocation et la nomination d’un nouveau syndic. Si les copropriétaires ne sont pas en nombre, ils devront attendre la prochaine assemblée générale statutaire, sous réserve de l'application des dispositions de l'article 577-8,§7.

Il arrive que la révocation peut se réaliser dans des circonstances très pénalisantes pour le syndic. Dans certaines situations, il pourra obtenir des dommages et intérêts.
Généralement, le contrat de syndic prévoit dans ses dispositions contractuelles, des modalités très précises de révocation, mettant ainsi à l'abris tant le syndic que l'assemblée générale de toute révocation fautive.

En général, l’assemblée générale ne doit pas justifier sa décision et le syndic révoqué n’a pas droit à une indemnité.
En révoquant son syndic, l’assemblée ne fait qu’user du droit qui lui est conféré par la loi.

Mais le pouvoir de l’assemblée générale d’exercer ce droit ne la dispense pas pour autant du devoir de respect de ses obligations contractuelles.
Ainsi, usuellement, le syndic négocie souvent avec la copropriété, dans le contrat, l’obligation de donner un préavis et le versement d’une indemnité dans certaines conditions.

L’assemblée doit également veiller à ne pas mettre en cause la compétence ou la réputation du syndic.

En dehors des dispositions du contrat, un syndic qui estime avoir été licencié sans motif ou de manière inconsidérée, peut exiger un dédommagement, mais c’est à lui de rapporter la preuve que l’assemblée générale a commis une faute.

La révocation n’est pas une faute en soi.
Mais, elle peut le devenir, si celle-ci est exercée dans le but de nuire à la réputation du syndic, ou dans des circonstances dommageables pour le syndic.

En ce qui concerne la démission, rien n’est prévu dans les dispositions de la loi du 30 juin 1994, mais il est un fait que le syndic peut donner sa démission quand il veut.
Mais celle-ci ne doit pas se manifester, en mettant l’association des copropriétaires dans une situation dommageable.

Ainsi, le syndic doit toujours veiller à donner sa démission dans le cadre d’une convocation à une assemblée générale (extraordinaire ou ordinaire), avec effet le jour de l’assemblée ou moyennant un délai de préavis afin de lui permettre de clôturer les comptes de l’année et de permettre à l'assemblée de pourvoir à son remplacement (communication des dossiers).

Egalement, le syndic en donnant sa démission, doit veiller à ne pas causer un préjudice à l’association, en donnant par exemple, sa démission à la veille d’un acte important.

Le principe est que le syndic doit veiller à ce que sa démission ne cause pas de dommage, que la poursuite de ses fonctions aurait pu éviter.

La jurisprudence est claire : n’est pas régulière la démission du syndic en dehors de toute convocation de l’assemblée générale.

Le syndic peut ainsi prévoir dans le contrat des modalités dans le cas d’une démission éventuelle, en précisant que le respect de ces modalités permet d’affirmer que sa démission ne cause aucun dommage à l’association.
Il faut également rappeler qu’à la fin de son mandat, le syndic n’est pas pour autant libéré de certaines de ses obligations vis-à-vis de l’association qui l’a mandaté, même s'il a obtenu une décharge.

Ainsi, le syndic sortant a l’obligation de remettre à l’association des copropriétaires, voir au nouveau syndic, toutes informations, documents divers et sommes lui revenant, afin d’assurer au mieux la transition entre les deux gestions.

Dernièrement, le législateur a ajouté un nouvel alinéa lui imposant cette collaboration dans le transfert de la mission (577-8,§4, alinéa 9).
Cette nouvelle disposition devra permettre à l'association d'obtenir plus facilement des dommages et intérêts vis à vis du syndic sortant qui néglige d'effectuer le transfert des dossiers de la copropriété.

e.- Le transfert de la mission du syndic

Les dispositions de l’article 40 du code déontologique de l'IPI précisent que l’agent qui termine son mandat de syndic doit s’efforcer de rendre ce transfert aussi aisé que possible.
Les nouvelles dispositions de la loi du 15 décembre 2005, complétant les dispositions de l'article 577-8,§4, précisent que : le syndic est chargé de transmettre à son successeur tous les documents concernant la copropriété ainsi que les actifs dont il avait la gestion.

Si aucune sanction légale n'est prévue, cette nouvelle disposition renforce la notion de faute du syndic sortant, s'il néglige de réaliser ce transfert dans de brefs délais.

C’est l’A.G. qui nomme le nouveau syndic, bien souvent sur base d’une offre communiquée au conseil de gérance. Cette nomination se fait à la majorité absolue.

Il est utile de rappeler les dispositions de la directive n° 8 de l'ipi qui prévoient certaines mentions obligatoires dans les contrats de syndic : l’objet, les parties, le début et la durée de la convention, les modalités de résiliation et de prorogation, la description des prestations ordinaires et extraordinaires, les honoraires et les remboursements de frais, les modalités de reprise, les modalités de décharge, les droits et obligations qui découlent des règles de fonctionnement propre à l’organisation du bureau de syndic.

Lorsque la décision a été prise par l’A.G. et que la convention est signée, les deux syndics doivent mettre tout en oeuvre pour organiser les meilleures conditions pour assurer le transfert de la fonction, sans créer trop de désagrément dans la continuation de la gestion de la copropriété.

Ils devront donc se mettrent d’accord sur les modalités de la cession, et plus précisément de la date de cette cession.

Quelles sont les mesures urgentes à réaliser par l’ancien syndic et le nouveau syndic :
-Le syndic sortant doit établir au plus vite le procès verbal de la dernière assemblée générale, terminer sa mission jusqu’à la date convenue afin qu’une clôture de comptes soit communiquée au plus vite au nouveau syndic lui permettant de continuer la mission.
A cette clôture tous les documents inventoriés doivent être communiqués au nouveau syndic, au moyen d’un formulaire prévu à cette remise.
Cette remise doit donc être contradictoire, ce qui implique que le formulaire doit être signé par les deux parties.
Cette procédure est indispensable si le syndic sortant désire obtenir la décharge de sa mission.
A défaut, le syndic sortant engage sa responsabilité, et ouvre la voie à une demande en dommages et intérêts pour tout retard dans la remise des documents.
-Le nouveau syndic devra ouvrir sans attendre un nouveau compte bancaire au nom de l’association, et doit veiller dans le respect de la procédure reprise ci-dessus, à désintéresser le syndic sortant de tous ces frais et honoraires.

C’est une question de déontologie.

L’agent qui termine son mandat de syndic présente un décompte détaillé et complet et ne peut exercer aucun droit de rétention sur les documents.
Le syndic sortant sera très certainement déçu d’être démis de ses fonctions, mais devra toutefois adresser tous les documents sans tarder au nouveau syndic, établir un procès verbal établissant la fin de sa mission, et ainsi veiller à transmettre au plus vite tous les documents utiles au nouveau syndic pour qu’il puisse assumer sa mission.

De nombreux problèmes surgiront lors de cette transmission : les comptes ne sont pas arrêtés à la date de clôture, les documents ne sont pas en ordre, certains contrats manquent, les parties ne peuvent pas s’entendre sur la date de clôture.
Tous ces problèmes doivent être réglés au plus vite afin que ce changement ne devienne pas dommageable à la copropriété.