Difficultés dans la gérance de l'association :
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- Corinne Mostin : "Le consultation des comptes de l'association des copropriétaires :
Par qui et comment ?" RCDI 2008, p. 7;
Résumé :
"Chaque copropriétaire a le droit de consulter les documents comptables de la copropriété, suivant les modalités fixées par les statuts, l'assemblée générale et à défaut en concertation avec le syndic, pour autant que ce droit soit exercé de manière raisonnable. Le contrôle de la gestion par l' assemblée générale et éventuellement le conseil de gérance ne le prive pas de ce droit. En procédant à l'examen des documents comptables, le copropriétaire ne peut toutefois s'immiscer dans la gestion et donner des injonctions au syndic. La dissociation du droit pour un copropriétaire de consulter les documents comptables de la copropriété de celui de contrôler la gestion du syndic permet de concilier les droits respectifs des copropriétaires et de ses organes."
Quelle comptabilité pour une copropriété ?
Avec la nouvelle loi du 6 mai 2010, les dispositions de l'article 577-8, §4, le syndic doit :
"17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonc¬tionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets".
D'autre part, quel que soit la taille de la copropriété, chaque gestionnaire devra ouvrir un compte distinct pour la gestion du fonds de roulement et pour la gestion du fonds de réserve.
Problématique
Il fallait bien reconnaître que la comptabilité des syndics était très peu uniforme. Il n’existait d'ailleurs aucune disposition légale, à l'instar de la france, quant à la tenue de la comptabilité dans la gestion d’une copropriété, ou plus précisément dans la gestion d’une association des copropriétaires.
On constatait généralement que la présentation des documents comptables était différente d’un syndic à l’autre, et qu‘il était souvent très difficile pour les copropriétaires de pouvoir s’y retrouver.
C’est la raison pour laquelle le législateur impose, depuis la nouvelle loi, aux associations d'au moins vingt lots l'utilisation dans la gestion des comptes du plan comptable minimum normalisé.
Cette application obligatoire permettra aux copropriétaires, lors de changements fréquents de syndic, de conserver une vision plus uniforme et mieux structurée dans la gestion de leur copropriété.
Pour les copropriétés plus petites, elles pourront toujours continuer à administrer leurs comptes de manière simplifiée, reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;
Il faut malheureusement reconnaître, que tous les programmes informatiques mis à la disposition des syndics professionnels manquent également d’uniformité, ce qui n’est pas sans poser de sérieux problèmes lors de la transmission de la gestion avec le nouveau syndic.
Nous examinerons brièvement dans le cadre de ce menu, comment tenir la comptabilité des comptes des copropriétaires, et quels sont les divers comptes de bilan que l’on devrait retrouver dans la comptabilité d’un syndic.
Systèmes comptables généralement utilisés
Suivant l’importance de la copropriété, on relève dans la pratique deux systèmes comptables généralement utilisés par les syndics : les comptabilités avec décomptes annuels d’une part et les comptabilités avec décompte périodique d’autre part.
Ce dernier système permet aux copropriétaires de recevoir périodiquement leurs décomptes suivant l’usage établi par la copropriété ou encore par le syndic lui-même : semestriellement, trimestriellement, bimensuellement ou mensuellement...
Cela présente un avantage aussi bien pour les copropriétaires qui suivent la gestion de leur copropriété, que pour le syndic, qui peut ainsi étaler son travail comptable et ne pas avoir une surcharge de travail aux mêmes périodes.
Concernant les décomptes annuels, ce système se rencontre surtout dans des copropriétés importantes, et cela permet d’éviter au syndic un alourdissement administratif conséquent, contraint d’adresser périodiquement tous les documents de gestion.
Ainsi, dans le cadre de décomptes annuels, le syndic transmet chaque début de trimestre un appel de provisions de charges et transmet chaque année un décompte appelé généralement « clôture annuelle ».
Documents à transmettre aux copropriétaires
Que ce soit un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel, il est d’usage que le syndic transmette les documents suivants :
1. -Explication des dépenses de l’ensemble de la copropriété (justificatifs)
2. -Bilan comptable à la date de clôture
3. -Décompte de chaque copropriétaire : deux genres de décompte peuvent se présenter.
Soit un tableau de répartition ou soit un décompte individuel.
Le tableau de répartition est souvent établi pour de petites copropriété, et permet d’avoir une vue générale des sommes dues par les autres copropriétaires. Le tableau de répartition permet également d’y reprendre les retards de paiement des copropriétaires ; Chaque copropriétaire est ainsi informé de la situation comptable des autres copropriétaires.
Le décompte individuel doit reprendre, pour chacune des rubriques reprises dans l’explication des dépenses, l’intitulé de la rubrique, la dépense totale de l’immeuble pour cette rubrique, les quotités totales qui seront utilisées pour cette rubrique, les quotités relatives au bien, le montant imputé au copropriétaire dans cette rubrique.
4. -Détail de certains comptes : Généralement le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L’explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou de crédit et le solde de période
5. -Autres documents produits : Certains syndic donnent d’autre informations qui ne sont toutefois pas vraiment nécessaires pour tous les copropriétaires, même si ces informations devraient être contrôlée par le vérificateur aux comptes. Il s’agit des détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, etc…
Lorsqu’il y aura des comptes de chauffage et/ou eau froide et/ou eau chaude, on transmettra à chaque copropriétaire la feuille de consommation privatives, généralement établie par une société de relevé de compteurs (Caloribel, Istat, Energy control,…)
