Les archives appartiennent à l'association sous la garde du syndic, et chaque copropriétaire est en droit d'en recevoir une copie, parfois il est vrai moyennant certains frais de gestion.
Dès sa nomination, le syndic doit s’assurer qu’il est bien en possession de tous les documents de la copropriété. Désormais, l’ancien syndic à l’obligation légale (art. 577-8 §4, 9° C.civ. - nouveau) et l’obligation déontologique de transmettre tous les documents de l’association au nouveau syndic nommé par l’assemblée générale
Il ne lui est donc pas permis d’exercer un droit de rétention sur les documents de la copropriété pour quelques motifs. Compte tenu de cette obligation, la demande d'un séquestre pour y déposer les documents, devrait être sans fondement.
Toutefois, on pourrait estimer une telle demande fondée, lorsqu'un syndic n'a pas encore été nommé, et dans l'attente de sa nomination, le syndic sortant, pour diverses raisons, souhaite déposer tous les documents de la copropriété chez un séquestre.
"Copropriété-archivage" évite ce genre de situation.
Il faut savoir que tous les documents de la copropriété sont essentiels à la vie de l’association, et le syndic engagerait sa responsabilité s’il se réservait le droit de détenir quelques documents, mettant ainsi la gestion de la copropriété en difficulté.
Le syndic est le conservateur de tous les documents de l’immeuble.
La loi ne contient aucune disposition reprenant une liste exhaustive des éléments constitutifs des archives de l’association (RCDI, 1998, n° 198).
Pourtant, tous les documents sont extrêmement importants pour la vie de l’association, car ils constituent la mémoire de la copropriété.
Certains rappellent l’histoire juridique de la copropriété depuis la construction de l’immeuble, d’autres la vie administrative de l’association depuis la naissance de la copropriété.
Tous ces documents sont utiles à la vie de l’association, et également à chaque copropriétaire.
Très souvent, les copropriétaires ont le besoin d’obtenir tel document (perdu ou non communiqué), afin :
- de connaître leurs droits et obligations tels que précisés dans le règlement de copropriété, le statut de certaines parties de leur immeuble (privatif ou commun) , l'organisation de leur conseil de gérance, les pouvoirs de leur syndic et de l'assemblée générale.
- de connaître les décisions qui ont été prises par les dernières assemblées générales;
- de connaître la teneur de certains contrats liant l'association ;
- de connaître la liste des copropriétaires de l’immeuble.
(Rappel pour les occupants de l'immeuble ne faisant pas partie de l'association des copropriétaires, pour communiquer leur identité, le syndic doit absolument obtenir leur accord - Cfr. loi sur la protection des données personnelles). (Voir menu vie privée).
Tous ces documents, à défaut d’en avoir un exemplaire, chaque copropriétaire peut solliciter de son syndic, qu’une copie lui soit délivrée. Mais généralement, il devra verser des frais.
L’avantage d’une plateforme « Copropriété - Archivage », telle que nous la concevons, est de permettre à chaque copropriétaire d’avoir accès aux différents documents de la copropriété à partir d'une plateforme dédiée à leur immeuble , et d’y télécharger en toute liberté tous les documents utiles à ses préoccupations, moyennant un login personnel.
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Comment répartir les archives
On peut répartir les archives d’un immeuble placé sous les statuts d’une copropriété forcée, en cinq parties :
- Dossier concernant les
statuts de l’immeubles, ainsi que tous les
actes constitutifs de droit réel (Contrat d’achat du terrain, droit de superficie, attestation d’hypothèque, extraits cadastraux, acte de base et les plans des lots, règlement de copropriété, règlement d’ordre intérieur, et autres actes de droit réel : servitudes, mitoyenneté, acte de réserve de mitoyenneté, …
- Dossier concernant tous les contrats qui sont à la base de la construction de l’immeuble (Contrat d’entreprise concernant tout l’immeuble ainsi que les contrats de fonctionnement, les procès verbaux de chantier, les réceptions des parties privatives et communes)
- Dossier concernant les délais de garantie sous la présentation d'un tableau : Délai de la garantie décennale des entrepreneur(s) et architecte(s), Délais de garantie des installations de chauffage, des ascenseurs, portes automatiques, parlophonie, etc…
- Dossier concernant tous les contrats d’assurance et d’entretien des différentes installations
- Dossier des contentieux. La copropriété devra au cours de son existence affronter de nombreux litiges: avec les constructeurs, l’urbanisme, avec certains copropriétaires, le voisinage, avec les fournisseurs, ...
Tous ces documents devront également être archivés;
- Dossier de gestion de la copropriété.
C’est certes le dossier le plus important, puiqu’il concerne toute la gestion de l’immeuble au quotidien, depuis sa création.
Dossier de la gestion de l'immeuble
On fait souvent la distinction entre les archives dormantes et les archives vivantes, plus exactement les archives courantes.
Ces dernières peuvent se composer comme suit :
- la liste des copropriétaires à jour ;
- les conventions conclues entre l'association des copropriétaires et les fournisseurs (eau, gaz, électricité, combustibles de chanffage);
- les contrats de travail avec les préposés;
- les contrats d'assurance;
- les contrats d'entretien (ascenseur, chauffage, conditionnement d'air, détection incendie, jardin, parlophonie);
- contrat de syndic ;
- le registre des décisions de l'assemblée générale et les pièces annexes comme copie des convocations, les feuilles de présence;
- les correspondances échangées avec les copropriétaires, locataires et tiers;
- le carnet d'entretien de l'immeuble;
- les appels de fonds adressés aux copropriétaires;
- la comptabilité, l'historique des comptes indivuduels des copropriétaires et les relevés bancaires;
Les archives sont donc très importantes au sein de la copropriété, et il est donc indispensable d'établir une bonne gestion de tous ces documents.
Il appartient sous la responsablité du syndic en place de gérer de manière rationnelle les archivages de tous les documents de la copropriété.
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