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Quelle comptabilité pour une copropriété ?
Problématique
Il faut bien reconnaître que la comptabilité des syndics est très peu uniforme.
C'est la conséquence qu'actuellement il n’existe aucune disposition légale quant à la tenue de la comptabilité dans la gestion d’une copropriété, ou plus précisément dans la gestion d’une association des copropriétaires.
On constate que la présentation des documents comptables est différente d’un syndic à l’autre, et qu‘il est souvent très difficile pour les copropriétaires de pouvoir s’y retrouver.
C’est ainsi que les syndics, professionnels ou non, établissent des comptabilités des plus variées, et donnent aux copropriétaires des décomptes et appels de fonds sans aucune structure préétablie.
D’aucuns souhaitent que l’on légifère sur la présentation des comptes d’une copropriété, ce qui permettrait aux copropriétaires, lors de changements fréquents de syndic, de conserver une vision plus uniforme et mieux structurée dans la gestion de leur copropriété.
D’autre part, Il faut malheureusement reconnaître, que tous les programmes informatiques mis à la disposition des syndics professionnels manquent également d’uniformité, ce qui n’est pas sans poser de sérieux problèmes lors de la transmission de la gestion avec le nouveau syndic.
Nous examinerons brièvement dans le cadre de ce menu, comment tenir la comptabilité des comptes des copropriétaires, et quels sont les divers comptes de bilan que l’on devrait retrouver dans la comptabilité d’un syndic.
Systèmes comptables généralement utilisés
Suivant l’importance de la copropriété, on relève dans la pratique deux systèmes comptables généralement utilisés par les syndics : les comptabilités avec décomptes annuels d’une part et les comptabilités avec décompte périodique d’autre part.
Ce dernier système permet aux copropriétaires de recevoir périodiquement leurs décomptes suivant l’usage établi par la copropriété ou encore par le syndic lui-même : semestriellement, trimestriellement, bimensuellement ou mensuellement...
Cela présente un avantage aussi bien pour les copropriétaires qui suivent la gestion de leur copropriété, que pour le syndic, qui peut ainsi étaler son travail comptable et ne pas avoir une surcharge de travail aux mêmes périodes.
Concernant les décomptes annuels, ce système se rencontre surtout dans des copropriétés importantes, et cela permet d’éviter au syndic un alourdissement administratif conséquent, contraint d’adresser périodiquement tous les documents de gestion.
Ainsi, dans le cadre de décomptes annuels, le syndic transmet chaque début de trimestre un appel de provisions de charges et transmet chaque année un décompte appelé généralement « clôture annuelle ».
Documents à transmettre aux copropriétaires
Que ce soit un décompte périodique (trimestriel) ou un décompte annuel, il est d’usage que le syndic transmette les documents suivants :
1. -Explication des dépenses de l’ensemble de la copropriété (justificatifs)
2. -Bilan comptable à la date de clôture
3. -Décompte de chaque copropriétaire : deux genres de décompte peuvent se présenter.
Soit un tableau de répartition ou soit un décompte individuel.
Le tableau de répartition est souvent établi pour de petites copropriété, et permet d’avoir une vue générale des sommes dues par les autres copropriétaires. Le tableau de répartition permet également d’y reprendre les retards de paiement des copropriétaires ; Chaque copropriétaire est ainsi informé de la situation comptable des autres copropriétaires.
Le décompte individuel doit reprendre, pour chacune des rubriques reprises dans l’explication des dépenses, l’intitulé de la rubrique, la dépense totale de l’immeuble pour cette rubrique, les quotités totales qui seront utilisées pour cette rubrique, les quotités relatives au bien, le montant imputé au copropriétaire dans cette rubrique.
4. -Détail de certains comptes : Généralement le syndic reprend les mouvements du fonds de réserve durant la période considérée. L’explication donnera le solde de la période précédente, les mouvements comptables avec explication du débit ou de crédit et le solde de période
5. -Autres documents produits : Certains syndic donnent d’autre informations qui ne sont toutefois pas vraiment nécessaires pour tous les copropriétaires, même si ces informations devraient être contrôlée par le vérificateur aux comptes. Il s’agit des détails des comptes de fournisseurs, des comptes de sinistres, des débits et crédits des comptes bancaires, etc…
Lorsqu’il y aura des comptes de chauffage et/ou eau froide et/ou eau chaude, on transmettra à chaque copropriétaire la feuille de consommation privatives, généralement établie par une société de relevé de compteurs (Caloribel, Istat, Energy control,…)
