Les cahiers juridiques du droit de la copropriété

Chronique juridique

- Marc-Philippe Tordoir : "Les obligations déontologiques spécifiques aux agents immobiliers syndic de copropriété" RCDI 2007/4, p. 10;
- Marc-Philippe Tordoir : "Le contrat de syndic - Nature juridique et questions liées à la formalité du contrat" : RCDI 2007, p. 7;
- M. Plessers : "Le syndic de copropriété organe légal de représentation de l'association des copropriétaires en justice" Cah. dr. Immo 2000, liv. 6,9-13;

" Les normes du Code de déontologie de l'institut professionnel des agents immobiliers contraignent le syndic professionnel à adapter dans la gestion de la chose commune une attitude "légaliste" empreinte du respect strict des dispositions impératives de la loi sur la copropriété, des statuts de la copropriété et des termes de son contrat. La déontologie définit aussi l'attitude attendue du syndic au sein de la copropriété, tant par son devoir de neutralité, de collaboration avec le Conseil de gérance et l'éventuel syndic provisoire que d'information à l'égard de l'association " (M-P. Tordoir).

D’autre part, il nous semble utile d'informer le lecteur, que le conseil d’état a déclaré illégal l’article 12 de la norme de déontologie de l'ipi qui impose un écrit aux agents ipi pour toute mission (C.E., arrêt n° 144.181 du 4 mai 2005).
« Si de telles règles ont un but de prévenir les confusions et les malentendus, elles ne peuvent être considérées comme relevant de la déontologie que pour autant qu’elles ne s’imposent qu’aux membres de la profession réglementée, ce qui n’est pas le cas…
« Que celles-ci, en imposant aux agents immobiliers de conclure des conventions écrites, imposent la même obligation à des tiers étrangers à la profession, et par là ajoute une condition complémentaire à celles énoncées par l’article 1108 du Code civil.
« Qu’une telle restriction à la liberté de contracter ne peut être établie que par une loi et non par un arrêté ».

Ce raisonnement vaut bien entendu aux dispositions du Code de déontologie des architectes, qui leur imposent l'établissement d'un écrit.

Cette mise a niveau pour avertir le lecteur, que si l'établissement d'un écrit est souhaitable, celui-ci ne peut être imposé aux associations des copropriétaires par des mesures réglémentaires de déontologie qui leur sont étrangères.

Le syndic : organe essentiel

Le syndic est incontestablement l'organe essentiel dans le fonctionnement de la copropriété, dont la présence est d'ailleurs légalement obligatoire. Malheureusement, on constate encore souvent dans certains immeubles, l'absence totale de toute organisation légale de la copropriété et donc de syndic. Une telle situation peut s'avérer problématique pour la gestion de l'immeuble, mais également pour les tiers qui, en l'absence de syndic, ne pourront s'adresser à aucun interlocuteur valable.

Si les dispositions légales doivent s'appliquer à tout immeuble placé sous le statut de la copropriété forcée, il est néanmoins possible à des immeubles composés de peu d'appartements de pouvoir échapper à l'organisation légale (art. 577-3 C. civ.). Il faut toutefois l'accord de tous les copropriétaires pour prendre une telle décision.
Le législateur a considéré que l'existence d'une association légale composée d'une assemblée générale et d'un syndic constituerait pour de petites copropriétés, une structure trop lourde compte tenu de la simplicité des problèmes à régler.
Pour cela, il est conseillé d'acter une telle décision dans un acte notarié transcrit à la conservation des hypothèques, afin d'informer les tiers que la copropriété ne dispose pas de la personnalité juridique.

Dans les petites copropriétés, on nomme régulièrement un copropriétaire comme syndic non-professionnel, par contre, dans les moyennes et grandes copropriétés, un syndic professionnel est incontournable. En effet, la gérance d'un immeuble demande un certain professionnalisme, dans la gestion des mulitples dossiers, mais également dans les nombreux contacts tant avec les propriétaires qu'avec les tiers.
D'autre part, ils font partie de l'Institut professionnel des agents immobiliers, et à ce titre doivent respecter un certain code éthique.

Le syndic est nommé par l’assemblée générale à la majorité absolue des copropriétaires présents ou représentés. La loi ne prévoit aucun formalisme particulier.
Toutefois, afin de permettre au syndic de présenter sa candidature, il faut fixer à l’ordre du jour de l’assemblée générale une résolution indiquant la révocation du syndic, ou tout simplement le constat de la fin de son mandat (un préavis est souvent prévu dans les contrats de syndic), et la nomination d'un nouveau syndic.

L’assemblée ne peut déléguer son pouvoir de nomination à un copropriétaire ou au conseil de gérance, il s’agit d’une compétence exclusive, spéciale et non-concurrente de l’assemblée générale. Il est vrai que dans certaines situations, tout copropriétaire peut demander au juge de paix de désigner un syndic judiciaire ou provisoire. Généralement, si le juge accepte une telle demande, cela doit toujours se limiter à une situation provisoire, afin de permettre à l'assemblée générale de nommer le syndic dans de meilleures conditions.

Ce pouvoir doit appartenir à l'assemblée générale et toute décision de délégation quant à la désignation du syndic est entachée de nullité pour irrégularité à la loi.
Il s’agit toutefois d'une nullité relative, qui ne pourra être demandée que par les personnes que le législateur a entendu protéger, en l’occurrence les copropriétaires.
Un tel recours devra être introduit dans les délais de trois mois conformément aux dispositions de l’article 577-9, §2. A défaut, la décision reste valable.

Dès sa nomination par l’assemblée, il devient superfétatoire de donner mission à un membre de l’association de signer le contrat avec le syndic, puisque celui-ci (négotium) existe ipso facto dès la décision de l’assemblée.
A cet effet, il est conseillé à l’assemblée d’annexer au procès verbal de nomination, l’offre du syndic reprenant les conditions générales et particulières.

On rencontre toutefois des pratiques professionnelles très différentes d'une copropriété à l'autre.
Certains syndics exercent leur fonction sur base d’une décision de l’assemblée générale, en l’absence de tout contrat signé.
D’autres sont nommés par l’assemblée sur base d’une offre qu’ils ont déposée, soit unilatéralement ou soit en réponse à un cahier des charges établi par le conseil de gérance.
D'autres copropriétés, après la nomination du syndic par l'assemblée, charge une personne de signer le contrat de syndic (l'instrumentum), au risque de créer une délégation irrégulière, si la personne chargée de cette mission est investi d'un pouvoir de renégocier avec le syndic "nommé" de modalités non discutées au sein de l'assemblée.
S'il agit de formaliser une décision prise par l'assemblée générale des copropriétaires, et que celle-ci charge un copropriétaire de rédiger l'instrumentum.
Il serait sage d'indiquer comme préambule :

Toutes ces tergiversations comme le souligne Marc-Philippe Tordoire sont dues très certainement aux difficultés d’appréhender le véritable statut du syndic, mais peuvent ainsi créer des dérives préjudiciables pour l'association des copropriétaires.

Rappelons : Le mandat comporte l'accomplissement d'un acte juridique au nom du mandant. Que le jugement ne justifie, dès lors, pas légalement sa décision de reconnaître la qualité de mandataire à la personne qui, suivant ses constatations, avait été uniquement chargée d'exécuter un acte matériel, la rédaction d'une lettre (Cour de cassation, Arrêt du 25 mars 1993 )

Le statut du syndic

Avant de procéder à la nature du contrat de syndic, il convient d’examiner le statut juridique du syndic.
On peut lire dans les dispositions de la loi, que le législateur désignait le syndic tantôt de mandataire et tantôt d’organe de l’association des copropriétaires.

Ce statut d'organe de l'association, quoique inscrit dans la loi de 1994, a été réellement consacré par un arrêt de la Cour de cassation du 5 octobre 2000: “quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est l’organe de représentation générale en justice de l’association des copropriétaires”.
Ce statut d'organe a également été reconnu par le Service Fédéral des finances dans une circulaire Circulaire n° 13 dd. 20.09.1995, précisant ainsi que le syndic en sa qualité d'organe exerce des fonctions non-asujetties à la tva.

Il est vrai que l’association des copropriétaires, comme toute personne morale, ne peut fonctionner que par l’intermédiaire ses organes légaux, l’assemblée générale et le syndic, chacun dans le cadre de ses attributions. Comme le souligne Marc-Philippe Tordoir, la capacité juridique de l’association des copropriétaires se réalise au travers de son syndic et de l’assemblée générale, ils en constituent la structure de l’association. L’organe est ainsi la personne ou le collège qui dans l’organisation de l’association remplit une fonction de gestion de représentation.

Mais, il s’agit également d’un mandat légal. Patrick Wéry dans le répertoire notarial qualifie le mandataire légal, comme une personne investie d’un pouvoir de faire quelque chose, et plus exactement de réaliser un acte juridique. De Page précise que le mandat légal est soumis aux mêmes règles de droit commun, mais également à des règles particulières quant à sa désignation (nomination), quant à la durée du mandat, quant aux incapacités, ses compétences.

Pourquoi faire une telle distinction ?

Parce que le syndic en sa qualité d’organe n’est pas qu’un simple mandataire de la personne morale « association des copropriétaires », mais il s’identifie et représente l’association dans le cadre de ses fonctions légales. La faute de l’organe devient la faute de la personne morale. Toutefois, à la différence de ce qui existe en matière de société commerciale, la loi n’attribue pas au syndic un pouvoir général de gestion dans les affaires courantes mais des pouvoirs définis restrictivement (art. 577-8, §4).

En général, le mandataire répondre de ses actes dans l’ordre interne devant l’assemblée générale, par un vote de décharge (le quitus), et dans l’ordre externe, il devra répondre en sa qualité d’organe de l’association, mais uniquement dans l’exercice des pouvoirs qui lui ont été confiés par la loi.

On peut définir le contrat de syndic comme un mandat légal, en effet la plupart de ses missions sont convenues par la loi (ses attributions, son mode de désignation, sa durée, son pouvoir de représentation),
et comme un mandat conventionnel puisque les parties peuvent convenir des attributions complémentaires aux missions légales.
Le syndic peut être désigné dans le cadre d'un mandat judiciaire par décision du tribunal.

L’objet du contrat de syndic est une obligation générale de poser un ensemble d’actes dans le cadre de la gestion de la copropriété, à savoir la conservation et l’administration de l’immeuble.
Mais si le mandat présente une obligation de faire, le syndic a également des obligations de ne pas faire.

Dans le cadre de son pouvoir de représentation au sein de la copropriété, le syndic agit au nom et pour le compte de l’association des copropriétaires. Comme mandataire, le syndic sera responsable de sa gestion à l’égard des propriétaires et des tiers.

S’il s’agit de nommer un syndic non-professionnel bénévole, la décision de l’assemblée générale suffit, il n’y a pas lieu de formaliser la décision dans un document contractuel. Le syndic désigné se limitera à effectuer la mission légale telle qu’elle est prévue aux dispositions de l’article 577-8, §4. Il s’agira de réaliser les pouvoir édictés par la loi de façon impérative et représentant le socle intangible auquel ni le règlement de copropriété, ni d’ailleurs par un quelconque contrat.
Lorsqu’il s’agit de nommer un syndic professionnel, un document contractuel s’impose afin de bien circonscrire toutes les attributions du syndic, celles qui rentrent dans le cadre de sa mission légale en sa qualité de mandat légale et celles qui sont complémentaires en sa qualité de mandat conventionnel pour lequel des frais supplémentaires devront intervenir.

On peut résumer les missions légales, pour lesquelles aucun contrat n’est nécessaire, et qui seront d’application d’office quels que soient les dispositions contractuelles ou statutaires prévues :

Complémentairement aux missions légales, s'il syndic effectue des actes complémentaires comme :

Ainsi, le syndic à l’instar des agents immeubobilier, est également dans une certaine mesure un prestataire de service.

Si la personnalité du syndic est souvent un élément essentiel de sa nomination, il faudra toutefois avoir égard à certains frais proposés pour les différentes prestations.

Ainsi, l'assemblée générale lorsqu'elle est appelée à nommer un nouveau syndic, charge souvent le conseil de gérance d'établir un cahier des charges précis afin de contacter différents candidats.
Ainsi, les différentes offres adressées par les candidats syndics faciliteront le travail de l'assemblée générale qui exercera plus facilement une comparaison entre les différentes offres.

(à suivre...)